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Gestão de mudanças: como preparar a sua organização?

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Mudanças no parque tecnológico, seja em sistemas ou infraestrutura, são realidades que todas as empresas enfrentam para se manterem atualizadas e seguras. Usufruir de novos recursos, tecnologias mais avançadas, mitigar riscos, bem como contar com um fornecedor especializado e ter um suporte avançado são alguns dos fatores que motivam a mudança. 

No entanto, lidar com o processo de mudança e adaptação das equipes é um dos maiores causadores de resistência e adiamento de projetos — principalmente nas organizações financeiras tradicionais. De fato, é preciso estar preparado para lidar com questões técnicas e  também com mudanças de processos para as equipes. Nesse sentido, investir em ações para promover a gestão de mudanças, bem como contar com fornecedores especializados é o caminho ideal para alcançar êxito nas mudanças.

No artigo a seguir, você entenderá como a metodologia de gestão de mudanças também pode ajudar a sua instituição financeira. Acompanhe a leitura!

Gestão de mudanças: porque é importante para atualização de sistemas em sua empresa

A gestão de mudanças tem como um de seus objetivos tornar o processo de migração de ferramentas menos oneroso e desgastante, garantindo o máximo de adesão, velocidade e segurança para as empresas. Diversas iniciativas são adotadas pelas empresas para apoiar os profissionais e orientar o funcionamento dos novos sistemas. Com isso, os gestores têm total controle de cada etapa e os colaboradores são preparados para lidar com as novas ferramentas e atividades.

A gestão de mudanças também elimina os riscos que a empresa pode sofrer pela falta de adesão dos colaboradores.  Quando não há uma adequação aos novos sistemas, a empresa pode ter prejuízos financeiros pela inutilização ou subutilização dos recursos. São custos que envolvem desde o pagamento da plataforma, até o impacto no fluxo de trabalho e sua produtividade.

Outro ponto de atenção é a própria segurança da empresa. Se os colaboradores utilizam soluções não mapeadas ou que não são o padrão da empresa, os profissionais de TI não têm o controle de riscos e das atualizações necessárias para segurança de dados, por exemplo.

Na prática, não basta apenas adotar uma tecnologia inovadora para as instituições financeiras. É preciso garantir que todos estejam familiarizados com as novas ferramentas e processos, para que os sistemas sejam utilizados adequadamente. 

Como preparar a empresa para a adoção de novas ferramentas?

As ações para gestão de mudanças devem ser orientadas por normas e boas práticas de TI como a ITIL e a ISO 20000, mas devem ser adaptadas conforme as necessidades de cada empresa. O que funcionou para determinada instituição pode não funcionar para a sua, mesmo que façam parte do mesmo setor. 

Apesar dos diferentes aspectos, a gestão de mudança em projetos de TI pode ser baseada em quatro etapas básicas:

  • priorização;
  • planejamento;
  • execução;
  • e testes.

Veja a seguir como cada uma das fases pode ser conduzida.

Priorização

Comece levantando as demandas da empresa, analisando as soluções disponibilizadas no mercado, os benefícios oferecidos por diferentes fornecedores e as necessidades mais urgentes para a instituição.

A partir desse levantamento, defina as prioridades. Contar com a participação dos gestores e líderes vai ajudar a ter uma visão ampla do negócio, tanto dos aspectos técnicos, quanto questões mais estratégicas que possam resultar em novas oportunidades.

Depois de reunir essas informações, crie uma fila de requisições, para listar quais são as necessidades que serão atendidas primeiro.

Planejamento

Defina um cronograma para orientar as etapas do processo. Os benefícios da mudança também podem ser reunidos nessa fase, pois em algum momento será necessário apresentá-los aos colaboradores. 

A implementação do processo de mudança deve ser desenhado nessa etapa, bem como os testes e correções. Documentar as informações e disponibilizá-las para os envolvidos é uma forma de ter um histórico de tudo que foi feito. 

Lembre-se de atualizar o documento sempre que houver qualquer mudança no escopo. Assim, a empresa terá uma visão completa das ações realizadas e poderá usar a experiência construída ao longo desse período, para tomar melhores decisões no futuro. 

Execução

A fase de execução do projeto envolve diversas ações, desde a migração de dados até a execução de novas tarefas pelas equipes. Para isso, é essencial ter realizado adequadamente as etapas anteriores.

Algumas empresas buscam parceiros para executar a gestão de mudanças por conta do volume de atividades a serem realizadas. Pode ser uma boa saída, principalmente em grandes instituições financeiras. O apoio de especialistas externos também proporciona aos colaboradores uma visão neutra e com maior clareza sobre os benefícios das mudanças realizadas — afinal, o fornecedor pode explicar muito melhor os recursos de um novo sistema, do que um colaborador interno, por exemplo. 

Uma empresa especializada tem experiência com esse tipo de ação, por isso, transmite mais confiança aos colaboradores. Há casos de instituições que já passaram por mudanças de sistemas e não tiveram uma vivência satisfatória, com isso os líderes e profissionais ficam mais receosos e resistentes a mudanças. 

Por isso, o envolvimento de toda equipe é fundamental e quem está responsável pela gestão de mudanças deve garantir que todos participem, entendam e estejam aptos para lidar com os novos sistemas.

Testes

Por fim, uma das últimas etapas de um projeto de gestão de mudanças são os testes que vão validar o uso dos sistemas e identificar possíveis falhas na implementação. Essas falhas devem ser corrigidas e testadas novamente até que tudo esteja completamente alinhado. Assim, é preciso colher informações e dados para a elaboração de relatórios de eficiência.

A importância de um fornecedor especializado 

Em todas as etapas da gestão de mudanças é essencial contar com um fornecedor que possa apoiar a migração de ferramentas e auxiliar os líderes e gestores na preparação das equipes. Nas etapas de priorização e planejamento, avalie os diferentes fornecedores do mercado e dê preferência àqueles que contam com especialistas no setor financeiro, que compreendam os desafios e cuidados necessários para garantir o máximo de eficiência e segurança para as empresas. 

Uma equipe especializada como da RTM, que atua há mais de 20 anos no setor financeiro, vai ajudar a sua empresa a migrar de ferramentas com segurança e obter o máximo de benefícios de soluções inovadoras. Entre em contato agora mesmo!

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